Víte, jak bojovat s prokrastinací a zvýšit svou produktivitu v práci?

Známe to takřka každý. Na začátku pracovního dne jsme plní motivace a odhodlání vydat ze sebe více, než se od nás očekává. Bohužel se nám do cesty staví nežádoucí faktory, jako je prokrastinace, rozptýlení a jiné skutečnosti snižující celkovou pracovní efektivitu. Ty nám brání v odvedení té nejlepší práce. Díky tomuto článku se dozvíte, jak proti různým druhům rozptýlení bojovat a zachovat si tak produktivitu v práci na co možná nejvyšší úrovni.

Produktivita je v práci klíčovým faktorem pro úspěch, a to v jakékoliv profesi. Ať už pracujeme z kanceláře nebo přímo z domova, je důležité, abychom svůj čas efektivně využívali a tím dosahovali svých cílů. Pojďme si ukázat nejrůznější tipy a triky, jak produktivitu v práci zlepšit.  

Plánování a organizace

Prvním krokem pro lepší produktivitu je dobře si naplánovat svůj den a udržovat si v celkovém přehledu dne pořádek. Doporučuje se vytvořit si seznam úkolů, které je třeba splnit. Tyto úkoly se v další fázi rozdělí podle priority. Díky tomu víme, kterým činnostem dát přednost. Dále je důležité vytvořit si systém pro ukládání informací, aby byly snadno dostupné, když jsou zrovna potřeba.

Aplikace pro plánování

Naštěstí existuje mnoho aplikací, které mohou pomoci s plánováním a organizací. Například aplikace, jako je Trello nebo Asana, slouží k tomu, aby jste si vytvořily seznam úkolů a tím sledovali postup při jejich plnění.

Dále existují aplikace, jako je Evernote nebo OneNote, jež umožňují ukládat poznámky, dokumenty a další informace. Jejich ovládání je snadné a přehledné. Díky jejich plnohodnotnému využívání budete mít snadný přístup k důležitým informacím, které jste si dříve poznamenali.

Plánováním ušetříte mnoho času a zbyde vám díky tomu čas na dlouhý a kvalitní spánek nebo volnočasové aktivity pro zlepšení vaší celkové kondice. Tyto pozitivní aspekty se posléze projeví ve zlepšení pracovní činnosti.

Pomoc kalendáře

Další skvělý způsob, jak si při organizaci pomoci, je jednoduchý kalendář. Můžete si do něj zapisovat své úkoly a schůzky, abyste věděli, co máte na jaký den v plánu. Máte tak i lepší přehled o tom, jaké dny máte volné a tím zvýšíte potenciál svého volného času díky lepšímu plánování.

Metoda Pomodoro

Metoda Pomodoro je technika, kterou vyvinul Francesco Cirillo na konci osmdesátých let 20. století.

Metoda se skládá z krátkých cyklů práce a pauzy. Soustředíte se tak na jednu úlohu po dobu 25 minut. Hned poté následuje krátká pauza. Proces se takto opakuje do té doby, než je úkol splněn.

Metoda umožní lépe se soustředit na jednotlivé úkoly a zároveň udržet energii na správné úrovni v průběhu celého dne.

Eliminace rozptylujících prvků

Další nedílnou součástí bezchybné produktivity je eliminace všeho, co vás rozptyluje. To znamená, že byste se měli vyvarovat věcí, které odvádějí vaši pozornost od práce. Takovým prvkem mohou být například sociální sítě, zprávy nebo nevyžádané e-maily.

Doporučuje se také nastavit si limity pro tyto činnosti, abyste se mohli věnovat práci po určitou dobu bez odvádění pozornosti jinam a určili si pro takovou situaci hranice.

Blokování aplikací

Existuje mnoho aplikací, které vám zkrátka umožní blokovat určité weby nebo aplikace po určitou dobu nebo po dosažení určitého limitu v podobě počtu otevření nebo stráveného času v aplikaci. Můžete se tak plně soustředit na práci.

Tuto funkci nabízí například aplikace, jako je Freedom nebo Cold Turkey.

Filtr e-mailů

Tato možnost se hodí zvláště v případech, kdy používáte pro běžnou komunikaci a pro práci tu stejnou emailovou schránku. Filtry vám umožní eliminovat rozptylovače, jako jsou nevyžádané maily nebo takové, které by vaši pozornost odváděly od práce v nežádoucí míře.

Emaily jsou díky filtrům automaticky přesměrovány do koše nebo označené jako spam. Musíte si však dát pozor. Pokud spam nebo koš po skončení práce nezkontrolujete, může se stát, že si nepřečtete email, který by pro vás mohl být důležitý.

Čas bez technologií

Doporučuje se vyhradit si během dne nějaký čas, během něhož nebudete využívat žádnou technologii, jako jsou mobily, počítače, tablety, televize atp. Díky tomu, že strávíte nějaký čas bez těchto přístrojů, si budete na činnosti bez nich zvykat a váš mozek bude náchylnější na dopamin.

Dopamin má totiž za úkol přinášet dobré pocity, například za jakoukoli odvedenou práci. Dnešní technologie jsou však konstruovány tak, aby tělu dodávaly dopamin i bez jakékoli námahy. To je důvod, proč jsme na technologiích tak závislí. Díky regulaci jejich používání se hladina dopaminu v těle spíše neutralizuje a odměna za odvedenou práci tak bude přiměřená.

Produktivita při práci z domova

Z domova pracuje čím dál více lidí. A není divu, pracovat v domácím prostředí je pohodlnější a díky ušetřené cestě do práce máte na splnění úkolů více času, nemluvě o úsporách za cestu.

Doma se však vyskytuje mnohem více věcí, které nás mohou rozptylovat. O to více je důležité dodržovat určitá pravidla a tipy pro dosažení skvělé produktivity.

Vytvořte si pracovní prostředí

Je důležitě mít pro práci místo, které bude pro tuto činnost přímo vyhrazené. Takové místo musí být dostatečně osvětlené a poskytovat dostatek prostoru pro práci. Měli byste si zajistit také pohodlné sezení a stůl, na kterém budete pracovat.

Také by se mělo jednat o místnost, kde nebudete moci být snadno vyrušeni. Tím se myslí umístění pracovního prostředí na místo, které není průchozí. Důležitý je i interiér místnosti a celková dekorace. Neuškodí umístit na zeď pár obrazů a nábytek mít sladěný. Na stůl položte nějakou moderní výzdobu, která mezi váš pracovní kalendář a psací potřeby skvěle zapadne.

Zároveň je také dobré být připraven pro každou situaci. Ať už se jedná o občerstvení pro potřeby energie na dlouhé videohovory a řešení nekonečných krizových záležitostí, nebo vybavení domu záložním zdrojem energie v případech výpadků z odběrové sítě.

Dodržujte rytmus

Rytmus je při práci z domu obzvláště důležitý. Díky tomu, že na vás z každého kouta domova číhá rozptýlení, je nutné stanovit si režim a ten dodržovat. Choďte spát a vstávejte ve stejnou dobu. Na jídlo a pauzy si stanovte přísná pravidla. Díky tomu budete mít přehled a kontrolu nad tím, kolik času prací trávíte.

Oddělte práci od soukromí

Když pracujete z domova, je důležité mít soukromí a pracovní život oddělený. Obzvláště jedná-li se o ten samý prostor, který využíváte pro trávení volného času a plnění pracovních povinností. Snažte se nepracovat v soukromých prostorách, jako je ložnice nebo obývací pokoj. Pro práci si zkrátka vyhraďte samostatnou místnost. Pokud nemáte dostatek prostoru, pokuste se pracovní koutek alespoň oddělit. Skvělým pomocníkem vám v tom budou knihovny, skříně, či paravány - fantazii se meze nekladou.  

Nezapomínejte na komunikaci

Při práci z domova jste značně izolováni od okolního světa. Proto nezapomínejte na komunikaci s okolním světem, obzvláště s pracovními kolegy. Podnikejte videohovory, založte společné chaty. Nenechte se prací z domova od okolního světa odříznout. Díky tomu budete cítit větší mentální pohodu a vaše motivace pro práci bude vyšší.

Produktivita podle velkých jmen

Bill Gates

Bill Gates, celým jménem William Henry Gates III, je americký obchodní magnát a filantrop. Je známý po celém světě, a to díky spoluzaložení společnosti Microsoft, která má na trhu velký úspěch. Během svého života zastával pozice předsedy, výkonného ředitele či hlavního softwarového architekta. Tato společnost měla pro rok 2021 tržby bezmála 200 miliard dolarů a zaměstnává skoro 200 000 lidí.

Bill je známý také díky svému pracovnímu potenciálu. Je obecně známo, že pracovat s tímto člověkem je velice inspirativní. Pojďme si představit, jaký má Bill Gates pohled na pracovní produktivitu a jak ji zvýšit.

Je důležité stanovit si správné cíle

Na začátku této metody si stanovte, co je pro vás opravdu důležité. Řekněte si, čeho chcete na své pracovní pozici dosáhnout. Jedná se o zvýšení platu? O získání určité pozice? O větší svobodu při práci?

Nemusí se jednat o nic složitého. Můžete začít i něčím jednodušším, jako je získání prvního klienta nebo zvýšení tržeb o deset tisíc korun.

Dosažení onoho cíle

Všechny vaše úkoly, které v týdnu ve spojení s prací podniknete, by se měly soustředit na dosažení vašeho hlavního cíle, který jste si výše stanovili.

Každý úkol je dobré si představit jako stavbu domu z cihel, kdy každá jednotlivá cihla je nezbytná pro stabilitu celé konstrukce. Každý úkol bude přispívat k vybudování vašeho domu, vašeho hlavního cíle. Je důležité nic neopomíjet, protože postavit dům ze dvou třetin cihel není dost dobře možné.

V případě, kdy váš úkol nikterak nepřispívá k dosažení vašeho hlavního cíle, pravděpodobně se jedná o rozptýlení. Rozpoznání toho, zda vás daný úkol dostane tam, kam potřebujete, je klíčové. Některé věci jako práce pouze vypadají, ale nedostanou vás z bodu A do bodu B. Vaše každodenní pracovní činnost vás musí posouvat kupředu k vašemu hlavnímu cíli. Jedná se o úkoly s vysokým dopadem.

"Např: Představte si situaci, že potřebujete opravit auto. Mezi důležité úkoly, které vás posunou dopředu, může patřit – zjištění závady, nákup správných autodílů a samotná oprava. Když opravu necháte na servisu, může se jednat o nalezení vhodného autoservisu, zavezení auta do servisu a nakonec jeho vyzvednutí a platba. Ale i když máte pocit, že před opravou auto musíte ještě umýt, nejedná se o činnost, která by byla nezbytně nutná k naplnění hlavního cíle, tedy opravy závady na autě."

Co jsou to úkoly s velkým dopadem?

Úkoly s velkým dopadem vyžadují hlubokou práci, tzv. "Deep Work". Jedná se o práci bez rozptýlení, které vyžaduje hodně energie a koncentrace. Splnění úkolu s velkým dopadem by mělo mít za následek značné přiblížení k dosažení většího, hlavního cíle.

Při plnění takových úkolů je důležité získat určitou "flow". Čas v tomto stavu plyne mnohem rychleji, avšak efektivita vaší práce je několikanásobná. Poznáte to tak, že po dokončení onoho úkolu si uvědomíte, jak čas během jeho plnění plynul rychle.

Dosáhnout "flow" však není vůbec snadné. Je důležitě zbavit se veškerého rozptýlení a také aby vás ona práce bavila. V případě, kdy budete dělat monotónní činnost, bez vidiny jakékoli motivace pro dosažení vašeho cíle, tohoto stavu nikdy nedosáhnete.

Položte si zásadní otázky:

• Jaké úkoly musím udělat, abych dosáhl vytyčeného cíle?

• Čím budu mezi zbytkem týmu vyčnívat?

• Čím mohu své podnikání vylepšit?

• Čím mohu dosáhnout největšího pozitivního dopadu?

Odpověď na podobné otázky, které si stanovíte jako důležité, by měla být na vašem seznamu činností pro další pracovní týden. Bude se tak jednat o seznam vysoce účinných intenzivních úkolů.

Tyto otázky slouží jako kontrolní seznam pro to, abyste se zaměřili a ujistili se, že pracujete na práci, která má velký dopad.

Jak postupovat při plnění úkolů s velkým dopadem?

Jak zajistit produktivitu a motivaci pro plnění těchto nesnadných úkolů každý den? Skvěle vám mohou posloužit různé plánovací aplikace, které už byly v článku zmíněny. Tyto aplikace usnadňují plánování projektů, skvěle se hodí i na běžné činnosti, které spadají do vašeho osobního života. Tyto aplikace vám pomohou při následujícím postupu:

1. Začněte seznamem

Začněte s výpisem všech věcí, které musí být splněny pro úspěšně zakončení aktuálního projektu. Řekněme, že potřebujete zvýšit tržby na vaší prodejní pobočce o 20 000 korun za měsíc. Na seznamu by v takovém případě bylo: Udělat si přehled o celkovém rozpočtu, zvážit zvýšení cen produktů nebo služeb, zlepšení prodejních dovedností prodejců, přidání nových produktů nebo služeb, zlepšení intenzity marketingu.

2. Výběr HIT (High Impact Tasks) položek

Z tohoto seznamu vyberte takové úkoly, které budou mít podle vašeho názoru nejvyšší pozitivní dopad na plnění stanoveného cíle. Jedná se o již zmiňované úkoly s velkým dopadem. V tomto případě by se pravděpodobně jednalo o zvýšení intenzity marketingu.

3. Úkol rozdělte na menší části

Tyto velké úkoly rozdělte na úkoly menší. Při tom se snažte být co možná nejkonkrétnější. Například navýšení marketingu - kontaktování dobrých marketingových společností, zjištění okresu s nejmenším pokrytím zákazníků, stanovení způsobu reklamy, zajištění dostatečné reklamy na sociálních sítích, celkový rozpočet na marketing atp. Čím jasnější budou tyto dílčí úkoly, tím spíše věc dotáhnete do konce. Většina těchto úkolů by měla být spojena s aktivními slovesy.

4. Stanovení termínu

Položte si otázku, do kdy byste měli úkol dokončit. Při odpovědi buďte realističtí a spíše si dejte času více, než méně. Nebudete tak v časové tísni a budete mít na jednotlivé kroky více času pro promyšlení a správné rozhodování.

Hlavním bodem v celém tomto postupu je udržení zaměření na prioritu, které vás posune blíže k vašemu stanovenému cíli. Nebojte se při volbě hlavního cíle myslet ve velkém. Po rozdělení cíle na menší úkoly je dokončení práce realističtější, a proto je zbytečné držet se zpátky.

Podle slov Billa Gatese byste neměli opomínat ani základní věci, které by vás ve spojení s pracovní produktivitou normálně nenapadly. Tím se myslí například správné a kvalitní stravování, dlouhý spánek, pravidelné studium nebo vhodné vybavení kanceláře, od kvalitního psacího PC stolu po umístění přírodní zeleně v blízkosti pracovního místa.

Elon Musk

Elon Musk je americký podnikatel. Založil kosmickou společnost SpaceX, která si stanovila za cíl vytvořit systém raket, který je schopen být opakovaně použit na cesty do vesmíru. Tím pádem musí být raketa schopná bezpečně přistát na zemském povrchu s následujícím vzletem do vesmíru v co nejkratším časovém úseku. V posledních letech se chlubí velkým úspěchem v této oblasti.

Mimo jiné stojí Elon Musk za vznikem automobilky Tesla, kterou řídí jako CEO. Tato společnost vyrábí a prodává nejpopulárnější elektromobily na světě, spolu s domácími úložišti elektrické energie. Obrat firmy činil v roce 2021 bezmála 54 miliard amerických dolarů a zaměstnává přes 100 000 lidí.

Elon Musk je známý jako velmi ambiciózní a vizionářský podnikatel. Má silnou motivaci uskutečnit své cíle a přemýšlí o budoucnosti svých společností a technologie jako celku. Jeho myšlení je také charakterizováno jako rizikové, protože je ochoten podnikat kroky, které jsou považovány za neobvyklé či zprvu nereálné. Díky tomu je ochoten akceptovat možnost neúspěchu. Čísla však napovídají tomu, že se mu tento styl myšlení vyplácí.

Šest pravidel produktivity podle Elona Muska

Na internet unikl e-mail, který byl zveřejněn na jedné z nejpopulárnějších sítí na světě, Twitteru. Tento e-mail obsahuje šest pravidel Elona Muska pro produktivitu. Z většiny se týká jednání mezi zaměstnanci a zajištění komunikace obecně.

1. Žádné velké schůzky

Toto je první pravidlo podle Elona Muska. Obecně je jeho zněním vyhýbat se velkým schůzkám. Podle jeho slov jsou schůzky ve velkém počtu lidí pohromou velkých společností a jejich efektivita s časem klesá.

Velké schůzky zabírají hodně času. Často se stává, že se na schůzce neřeší relevantní věci a důležitá témata. Je těžké stanovit pravidla pro komunikaci, která by tuto efektivitu zajistila.

Proto doporučuje věcné, menší schůzky, jejichž témata jsou pevně daná a neodbíhá se od důležitého tématu. V případě, kdy se konverzace odchýlí od řešeného tématu, nejsou následky vzhledem k menšímu počtu lidí kritické.  

2. Udržovat schůzky krátké

Musk říká:

"Zbavte se častých schůzek, pokud neřešíte extrémně naléhavou záležitost. Frekvence schůzek by měla rychle klesnout, jakmile bude naléhavá záležitost vyřešena."

Častější schůzky totiž představují častější komunikaci a lidé pak mají tendenci řešené věci odkládat. Díky snížení frekvence budou lidé spíše trávit čas prací a schůzky budou také mít vyšší efektivitu.

3. Nebojte se odejít

Jakmile je zřejmé, že schůzka nebo hovor nepřidává věci žádnou hodnotu, není neslušné odejít. Neslušné je naopak někoho přimět zůstat a ztrácet čas. Dát lidem možnost opustit schůzky, ze kterých nemají užitek nebo jim aktivně nepomáhají, jim dává více času se soustředit na produktivní úkoly a sníží se tím promarněný čas.

Tato tři pravidla se týkala schůzek a času s nimi spojenému. Ve velkých firmách jsou schůzky potřebné a společnost by se bez nich ve většině případů neobešla. Proto je zásadní takto strávený čas využít efektivně pro další benefity.

4. Odpusťte si různé složité termíny a žargon

Další tři pravidla se budou týkat toho, jak by měla probíhat komunikace v rámci společnosti.

První pravidlo slovy Elona Muska:

"Nepoužívejte zkratky nebo nesmyslná slova pro objekty, software nebo procesy. Obecně platí, že cokoliv, co vyžaduje vysvětlení, brání komunikaci. Nechceme, aby se lidé museli nazpaměť učit celý slovník jen proto, aby se ušetřilo pár sekund."

Většina lidí, pokud nějakému slovu nerozumí, nedá toto zmatení najevo. Později si sice význam tohoto slova dohledají, avšak pro danou konverzaci ztrácí přehled o řečeném tématu. V mnoha firmách se staly tyto zkratky a složité výrazy běžnou záležitostí.

"Představit si to můžete na situaci u lékaře. Ten vám může říci, že se u vás projevila například nemoc diabetes mellitus. Přestože jste se s tímto pojmem pravděpodobně už někdy setkali, nemusí vám pod tlakem hned dojít, že se jedná o cukrovku. Tato nevědomost může vyvolat i větší tlak a stres."

5. Vyvarujte se dlouhého řetězce příkazů

Podstatnou část Muskova myšlení zastává myšlenka toho, že by se lidé ve firmách a společnostech měli vyvarovat komunikace přes dlouhý řetězec lidí. Cesta k cílovému zaměstnanci se pak zbytečně prodlužuje a mnohdy ani konečná zpráva neodpovídá původnímu významu.

Konkrétně Elon Musk tvrdí:

"Komunikace by měla procházet nejkratší cestou, nutnou pro provedení práce. Aby bylo možné něco udělat mezi odděleními, musí individuální přispěvatel mluvit s manažerem, který mluví s ředitelem, který mluví s viceprezidentem, který mluví s jiným viceprezidentem, který mluví s ředitelem, který mluví dále opět s jiným manažerem. Až poté se zpráva o pokynu práce dostane k tomu, kdo práci skutečně provede."

Celý tento řetězec vede k nedorozuměním a zvýšení stresu na koncového zaměstnance, spojenému s pocitem velké zodpovědnosti. To je sice pravda, ale přece jenom se člověku pracuje lépe v případě, kdy jeho práci nehodnotí půlka jeho vedení. Čím méně úrovní je mezi dvěma lidmi, kteří si potřebují promluvit nebo něco udělat, tím hladší bude celkový proces.

6. Dejte na zdravý rozum

Posledním pravidlem Elona Muska, které sám prosazuje, je:

"Obecně si vždy jako zaměstnanec vybírejte zdravý rozum. Pokud je dodržování firemního pravidla v konkrétní situaci zjevně nesmyslné, pak by se pravidlo mělo změnit a zaměstnanci by měli dát na zdravé uvažování."

Zvolte takový způsob provedení práce, který zajistí co možná nejvyšší efektivitu.

Musk je jedním z nejznámějších lidí světa. Mnoho lidí se jeho styl myšlení a práce snaží napodobit a považují jeho pravidla produktivity za užitečná.

Závěrem

Způsobů, kterých se při zlepšování své produktivity držet, je mnoho. Ve finále jde o cokoliv, co zkrátí čas běžných činností, dále o snížení narušení vnějších elementů pro lepší soustředění a důležité také je, aby jste si v odváděné práci našli zábavu. Spolu se zábavou přichází výborná "flow", která je téměř vždy známkou dobře odvedené práce.

Pokud se budete držet tipů, jak efektivně zvládat vysoké pracovní tempo, zajistíte si skvělý posun v oblasti kariéry a zároveň udržíte hladinu stresu na zdravé úrovni. Každý si časem najde to, co mu vyhovuje a vybuduje si tak zdravé návyky, které ho budou provázet po zbytek pracovních dnů.

Jakub Novák, obsahový a SEO specialista